Если вы хотите увеличить оборот своей компании и планируете обсудить это с опытным наставником, вас, несомненно, попросят привести цифры — объем продаж, рентабельность, прибыль (EBIDTA и чистая), KPI сотрудников. Все эти данные содержатся в управленческой отчетности.
Что такое управленческий учет
Управленческий учет — это база (набор) записей обо всех фактах деятельности компании, собранных для составления управленческого (финансового) отчета.
Управленческий учет (УУ) часто путают с бухгалтерским из-за схожести их отчетов. Управление» на малых и средних предприятиях обычно начинается с бухгалтерского учета. Позже, когда данных бухгалтерского учета становится недостаточно для принятия решений, управленческий учет выделяется в отдельную систему.
Управленческий учет финансовой деятельности представляет собой гибкую систему, правила формирования которой определяются самими предпринимателями. Формы отчетности, регистры, нормы учета данных и анализируемых показателей не ограничены требованиями законодательства.
Для удобства управленческий учет для бизнеса делят на несколько видов:
Управленческий учет в малом бизнесе состоит из объектов, которые влияют на чистую прибыль:
Объекты управленческого учета можно учитывать в целом по предприятию или делить по сделкам, направлениям или товарам. Детализацию выбирают в соответствии с целями и задачами предприятия.
Преимущества и недостатки управленческого учета:
Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского
У бухгалтерского и управленческого учета есть схожие черты, но еще больше отличий.
Ключевая разница кроется в целях. Бухгалтерские отчеты фиксируют прошлое, их составляют для ФНС, чтобы она проверила правильность исчисления налогов.
Цели финансового управленческого учета – оперативный анализ, планирование и принятие эффективных решений. Отчеты составляют для внутреннего использования, поэтому УУ – более гибкая, детализированная система, которая нацелена на развитие бизнеса.
Геннадий продает увлажнители воздуха на маркетплейсах. По бухгалтерской отчетности он видит, что в сентябре выручка от продаж достигла 1,5 млн руб., себестоимость – 1,2 млн руб. Этих данных хватает для понимания общей картины, но недостаточно при оптимизации процессов.
Управленческие отчеты идут дальше – показывают выручку и себестоимость с разбивкой по моделям. Тогда Геннадий понимает, какие товары приносят наибольшую выгоду, а какие, наоборот, крадут прибыль. У него есть объективные данные, чтобы проредить ассортимент и повысить рентабельность своего дела.
Кому нужен управленческий учет
Управленческий учет и финансовое планирование применимы ко всем предприятиям, независимо от их размеров и отраслевой принадлежности. Но сначала необходимо ответить на вопрос, зачем предприятию нужна эта система. На вопрос, зачем, можно ответить не сразу: для расширения ассортимента, выхода на новые рынки, повышения рентабельности и так далее.
Если предпринимателя устраивает рентабельность, у него есть несколько постоянных клиентов и он не стремится к новым высотам, то управленческий учет ему не нужен. Для учета доходов и расходов достаточно электронной таблицы.
Потребность в управленческом учете появляется, когда:
Какие задачи выполняет управленка
Вы сами решаете, зачем вести управленческий учет. Геннадий захотел повысить рентабельность, поставил задачу разделить учет продаж по моделям. Он откажется от убыточных позиций и сосредоточит усилия на наиболее прибыльных. В будущем это поможет тестировать новые товары – закупать пробные партии, пускать в реализацию, оценивать рентабельность и принимать объективные управленческие решения.
Основные задачи управленческого учета:
Хотите внедрить управленческий учет, но есть сомнения? Запишитесь на бесплатную консультацию
От поставленных задач и целей зависят методы ведения УУ, о которых поговорим далее.
Методы ведения управленческого учета
Для определения чистой прибыли и других показателей необходимо учитывать затраты на производство продукции и услуг. Вот тут-то и начинается самое интересное, поскольку учет затрат может вестись различными способами. Методы управленческого учета — это набор приемов, правил и инструментов, определяющих порядок сбора и организации информации о затратах. Выбор зависит от возможностей, целей и задач ресурса.
Способы ведения управленческого учета:
Некоторые предприниматели меняют структуру методов, чтобы адаптировать под особенности своего бизнеса. Например, комбинируют элементы разных способов или включают новые вводные, чтобы добиться соответствия целям и задачам.
Как настроить управленческий учет
Внедрение управленческого учета на предприятии состоит из:
Это комплексный процесс, который занимает от нескольких недель, до нескольких месяцев. Оптимизация и доработки не прекращаются никогда, так как всегда возникают новые обстоятельства и внешние факторы. Далее подробно рассмотрим этапы, чтобы вы избежали распространенных ошибок и быстрее настроили УУ.
Постановка управленческого учета
На этом этапе закладывают основы методологии, от которой зависит польза и работоспособность управленческого учета. Не торопитесь, ведь ошибки могут обойтись потерями в десятки тысяч рублей.
Первый этап постановки управленческого учета можно разделить на четыре шага:
Малый бизнес начинает с трех отчетов: о движении денежных средств (ОДДС), о прибылях и убытках (ОПиУ) и управленческий баланс (УБ).
На первом этапе привлекайте сотрудников, которые примут участие в управленческом учете. Согласуйте нормы, правила и применяемые формы – они должны быть простыми и понятными для всех пользователей, чтобы избежать ошибок и неточностей.
Внедрение управленческого учета
Выберите день начала ведения управленческого учета. К этому моменту проведите инвентаризацию остатков. Фиксируйте операции, вносите данные в отчеты и собирайте обратную связь от сотрудников.
Фидбек даст понимание, как сделать систему удобнее и информативнее. На этой стадии будут ошибки, это нормально. Не пугайтесь, вовремя вносите изменения и не опускайте руки из-за трудностей.
На этапе внедрения управленческого учета возникнут трудности с сотрудниками. Появятся жалобы на нехватку времени для рабочих задач, так как в первые дни сбор и фиксация данных будут затруднительными. Проблема решится через пару недель, когда сотрудники отработают навыки ведения УУ.
Вторая проблема – сопротивление закостенелых специалистов. В каждом коллективе есть противники нововведений. Поэтому нужно «продать» идею внедрения «управленки» через выгоды для работников. Например, показать презентацию с преимуществами, которые подведут к повышению рентабельности фирмы и зарплаты.
Придется расстаться с теми, кто в ультимативной форме откажется работать с управленческим учетом. Да, это вызовет временные трудности и цейтноты. Но на место ушедших специалистов придут другие, заинтересованные в бережной работе с данными и сведением показателей в единую систему.
Выбор программы для ведения УУ
Большинство предпринимателей начинают управленческий учет в Excel или Google Таблицах. Их возможностей хватает, пока число ежедневных операций не превышает 15-20. После учет отнимает много времени, растет риск ошибок, которые приводят к неверным решениям.
Автоматизация управленческого учета решает эти проблемы. Сегодня существует много решений, которые упрощают фиксацию операций, анализ данных и формирование отчетов.
Один из наиболее популярных способов ведения бухгалтерского/управленческого учета для взрослого бизнеса – 1С: УНФ или «Управление нашей фирмой». Доступен полный набор необходимых модулей, можно легко найти программиста для изменения или создания новых функций.
Ведение управленческого учета
Методология составлена, формы отчетов утверждены, сотрудники фиксируют операции. Дело осталось за малым – регулярно анализировать данные.
Без анализа и выработки рекомендаций управленческий учет лишен смысла. Формируйте привычку принимать каждое решение, опираясь на конкретные данные из отчетов. Уже через несколько месяцев вы заметите, что бизнес задышал полной грудью.
Бюджетирование или составление плана доходов и расходов – одна из функций управленческого учета. Она уменьшает неопределенность и предотвращает кассовые разрывы – ситуации, когда нет денег для выполнения обязательств.
Бюджетирование включает в себя:
В малом бизнесе план расходов составляет директор. Если у предприятия несколько отделов, руководители формируют локальные бюджеты, по которым потом сводят генеральный план.
Для объективности пользуются данными прошлых периодов. Например, в сентябре отдел маркетинга потратил 200 тысяч рублей, а в октябре запросил 220 тысяч, чтобы увеличить количество лидов на 10% за счет подключения новых каналов трафика.
Сначала организация составляет бюджет на год, затем детализирует по кварталам и месяцам. В кризис горизонт планирования сокращают до 2-3 месяцев, так как из-за переменчивых внешних факторов годовое планирование становится менее предсказуемым. Крупнейшие компании могут иметь горизонт планирования 10 лет, а сами планы могут меняться под воздействием обстоятельств.
Возможно сценарное бюджетирование: позитивное, реалистичное и негативное. В каждом из них указывают разные значения показателей и заранее формируют план действий. Например, как и какие расходы сокращать при негативном сценарии.
Некоторые компании ведут учет по модели «план-факт» – в одной форме указывают плановые и фактические показатели. Все отклонения анализируют, чтобы оптимизировать процессы и сделать предприятие успешнее.
Программы управленческого учета для малого бизнеса упрощают бюджетирование – задумайтесь об автоматизации УУ еще на стадии становления.
Управленческая учетная политика
Про учетную политику (методологию) вкратце упомянули, когда описывали пошаговую инструкцию постановки УУ. Рассмотрим этот локальный документ подробнее, так как от него во многом зависит правильность учета.
Учетная политика описывает кто, как и какие данные фиксирует для формирования отчетов. Документ состоит из:
Строгих требований к управленческой учетной политике нет. Главное, чтобы документ соответствовал особенностям, задачам и целям организации. В интернете можно скачать бесплатно шаблоны УП, но их все равно нужно адаптировать под рассматриваемое предприятие.
УП регулярно пересматривают и адаптируют под меняющиеся условия. Если пустить дело на самотек, через пару-тройку лет документ станет бесполезным для новых сотрудников – они не поймут, по каким правилам фиксировать операции.
Внедрение управленческого учета включает в себя множество нюансов, поэтому компании пользуются нашей услугой. Это сокращает расходы на штатных специалистов и максимизирует пользу УУ. Попробуйте и вы, чтобы уже через несколько месяцев пожинать первые плоды новой системы учета.
